事務作業のストレスとさよならしよう『株式会社GlobalB 「Lintone」』(大村市編)

GlobalBが提供する、業務効率化システム「Lintone」とは

『Lintone(リントン)』とは、大村市に本社を構えるIT企業『GlobalB』が新たに提供する業務効率化システム。株式会社サイボウズが手がける『kintone(キントーン)』の拡張機能として使用することで、何重にも手間がかかる事務作業のスリム化が可能となる。

このLintoneについて、CSOを務める上杉朋也さんと、Lintoneを解説する漫画(https://gbalb.com/lintone/)に登場するヨシミちゃんのモデルとなった田川好美(以下、よしみ)さんにインタビューを行った。

最短2クリックで作業完了

kintoneは、システム上に用意されている数多くのアプリケーションの中から企業の業務内容に合うものを選択したり、自社の業務に合うようにカスタマイズすることで業務の効率化をはかっていくもの。しかしながら綺麗な帳票を発行することは標準機能では叶わない。

Lintoneを拡張機能として使用することで、kintone上で管理されている顧客データなどから取引先の企業名や案件名、金額などを反映させて正式な書類のフォームにし、PDFあるいはExcelデータとして出力が可能となる(Lintone for PDF/Lintone for Excel)。

それに加えてLintoneのメール機能では、kintone上にあるデータをもとに作成したデータファイルをキントーン上に登録されている顧客の各メールアドレス宛に送るメールへ添付、さらにその宛先に向けて一斉送信できる(Lintone for Mail)。

よしみ「見積書や請求書などの書類作成からメール送信までが1つにまとまります。内容次第ですが、2回クリックするだけで作業が完了できるんですよ」

このLintoneというシステムは毎月定額を請求する顧客を大勢抱えるGlobalBでも大活躍している。以前は会計ソフトで請求書を作成してPDFで出力、メールに添付する作業を一つ一つ地道に行っていたとか。

上杉「当時は書類を作ってからメールで送って……という作業だけで半日~1日かけて行っていました。しかし自社でLintoneを導入したことで、10分~15分ほどまで短縮できています。例えば商社のような多くの請求先を抱えている企業は、月末の書類作成やメール送信もLintoneで一括にやればかなりの時短につながるのではないでしょうか」

店舗やECサイトでも活用できる

Lintoneのすごさは書類への対応だけに留まらず、小売店などの店舗やECサイトでの顧客管理にも広がる。スマレジなどの高機能クラウドレジとLINEをkintoneに連携し更にLintoneへ反映させることで、顧客に合わせた情報発信ができるという。

上杉「お店の運営に必要な書類を自動作成してLINEやメールでやり取りすればすぐにスタッフ同士で共有できますし、クラウドレジを通じてkintoneへ購買履歴も残せばそれを基に顧客一人一人に合わせたDMも送信可能です。あとは集計して会計ソフトに反映すると一括で諸々の処理ができるので、様々な形態のお店で活用する価値はあると思います。個別のバーコードやQRコードもLINE上に載せられるので、PRに使って頂くのも良いですね」

今後はLintoneでも在庫管理も行えるよう体制を整えているという。商品が毎月どのくらい売れているか大まかな数量を統計データとして登録しLintoneに反映できるようにしておけば、在庫管理や発注作業もスムーズになるのではと見込んでいる。

上杉「普段1、2個ほど売れるものが一気に30個売れるみたいなイレギュラーもあるので、どんな事態にも応えられれば。またLINEとも連携することで発注をLINEで受けて内容をキントーンに格納し、受注書をLINEで返すやり取りもできたらと考えています」

METOOSとLintone

『METOOS(ミトース)』とは、Lintoneと同じくkintoneをベースにGlobalBで開発された業務効率化システム。METOOSを採用している企業は数多く、日本のみならず香港やベトナム、タイ、ミャンマーなど世界各国の企業を助けてきた実績を持つ。

METOOSとLintoneには明確な違いがある。というのがシステムを使い始めるまでにかかる時間が異なること。METOOSは企業の業務スタイルへ合わせkintoneを基盤としGlobalBがカスタマイズするため可能性が無限大に広がるものの、開発を慎重に行うため数ヶ月から1年ほどの時間を要するという。

それに対してLintoneはkintoneの拡張機能サービスのため、対応できる機能があらかじめ決まっているが、申込みをすればすぐに使用可能だ。

また、システム費用の支払いはどちらも毎月行うが若干の違いが生じる。METOOSはカスタムが出来上がるまでは開発費+管理費を、完成後は管理費のみを支払う一方、Lintoneは定額のシステム使用料をサブスクリプション的に支払っていく仕組みとなっている。

GlobalBではLintoneのみの提供と、METOOSの中にある日報・工数・対応履歴・稟議書アプリをピックアップした『METOOSFAST(ミトースファースト)』とLintoneをセットにしたサービスを提供する。Lintoneだけでも充分な機能を発揮するが、一緒に使うことで顧客管理や案件管理が更にスムーズになるそうだ。

上杉「Lintoneは顧客に限らず社内でも使えます。例えば社員同士で共有したい書類を一括でメールやLINEで送るとか。ワークフローも一緒に付けて、承認(印鑑)が欲しい書類を回したり。会計ソフト・METOOS・Lintoneを組み合わせておけば、まるっと作業が済みます。請求データを会計ソフトに登録すればそれでもう会計は終わりですし、入金処理はネットバンクに繋いでおけば消込も自動でやってくれますよ」

キントーンの勉強会を開催

GlobalBでは「キントーンを導入してみたいけどどうしたら良い?」というオーダーに応えるため勉強会を実施。kintone認定資格アプリデザインスペシャリストを取得しているよしみさんが中心となり、真摯な指導を心がけている。

勉強会ではキントーンの基本やアプリのカスタマイズ方法のほか、Lintoneの活用法も詳しく教えているそうだ。

よしみ「私はもともと前職ではkintoneのユーザー側だったんです。自社の業務改善アプリをkintoneで作って社内で活用している立場でした。社内のことは業務を担っている社内の人間がいちばんわかっていますよね。だから、そんな社内の人間が自分でも業務改善をすすめられるkintoneが大好きなんです(笑)!kintoneを自社用にシステム開発してがっつりカスタマイズするのも良いですが、その前に標準機能やプラグイン・連携サービスなどの拡張機能をつかってできないかを考える。考えた上でどうしても出来なかったらシステム開発がいいと思っているんです。システム開発したけど、よくよく考えたらこの仕事って必要なんだっけ?とかいうことも普通にありえるんですよね。だから、まずは自分たちで自分の業務を改善する力をつけることができるようになってほしいんです。それは目的なのか手段なのか、的な。そのうえで、kintoneアプリの作り方に困っている人がいたら、わたしができる範囲でとことん尽くしちゃうし、わからないことは一緒に学んでいきましょうスタイルです。『どんどん業務をラクにしていきましょうね♪』というスタンスで勉強会を開いています」

事務作業はわりと簡単なものが多いけれど、融通が利かなかったり絶対に間違えられないケースもしょっちゅう。しかも体制の改善は後回しにされがちだし時間はかかるしで、小さな不満が溜まっていくものだ。

Lintoneには「こんな細かいところまで配慮が行き届いてるなんて!」と嬉しい叫びを上げたくなる機能がたくさん詰まっている。ストレスから解放され、今よりももっと楽しく仕事に励みたいなら、活用しない手はない。

みせ・ひと・ことについての詳細は以下のそれぞれの記事をご覧ください。

みせ:世界につながるITの架け橋を―『株式会社GlobalB』(長崎県大村市)

ひと:人の愉しさを追い求めて 『株式会社GlobalB』山本健太郎さん(大村市編)

ひと:会社の中心を担うアイデアマン 『株式会社GlobalB』佐藤潤一さん(大村市編)

こと:新しい時代の働き方を見通す 『株式会社GlobalB METOOS』(大村市編)

記事 樋口 英里
取材・編集・写真 森 一峻

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